九华山风景区档案馆九华山档案馆2021年进馆档案数字化项目竞争性谈判公告

 

（一）、档案数字化加工需求

1、服务流程及要求

工作环节主要包括：档案接收、目录录入、档案扫描、图像处理、图像质检、图像存储、数据挂接、档案还原、数据质检、档案入库、数据备份、档案查询系统和档案馆理系统调试运行等工作，在整个实施过程中确保档案实体及信息的安全保密。

1.1、档案接收：在招标方档案加工区特定交接台接收档案原件，并对卷内档案进行核验和登记，经招标方提调负责人复核确认后，双方共同签署《档案出库交接单》，办理交接手续。

1.2、目录录入：要求根据档案实体对电子目录进行逐条录入，录入完之后要核对，发现有缺少或不完整的电子目录要进行补录和完善，确保档案与目录的一一对应。重点检查档号（包括各组成部分）、题名、保管期限、成文日期、责任者、密级等必录项的内容是否完整、准确、规范。

中标单位需根据档案目录数据库录入的要求（详见附件）进行目录数据录入，要求目录与档案原件目录一致、准确完整。目录录入关键字段（题名、文号、责任者、日期、保管期限、页数等）准确率为100%，部分全宗中文书档案字体为潦草的手写体、草体、繁体，要求在录入的过程中仔细、认真的辨认，正确率达到99%，如有不清楚的地方，可咨询招标方档案馆理人员，相互配合完成。对于某些特定档案，如人员名册等，需根据招标方要求，逐页进行目录录入，便于后期档案的查询利用。

1.3、档案扫描：按照《中华人民共和国行业标准（DA/T31—2005）纸质档案数字化技术规范》，采用专业文件扫描仪、A0大幅面扫描仪、照片扫描仪相互配合进行扫描加工，要求在扫描过程中不对档案原件造成破坏，确保档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰；对纸张脆化、较古老、超薄的和不可拆卷的档案需要采用专业不拆卷非接触冷光源扫描仪进行扫描，不得涂改和损坏原始档案。

1.4、图像处理

图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致，不删除页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印鉴等。

扫描的页面内容基本居中显示，不出现明显偏左或偏右现象。不准出现页面内容残缺或将其它页面信息扫入本页的现象。

每页影像左右端正度控制在1度以内，视觉上基本无偏差。对方向不正确的图像进行旋转还原，以符合阅读习惯。

去污：在保证文件内容完整的前提下，影像页无扫描过程中带来的污斑，无黑边，外观达到清晰、平直、干净。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。

处理过程中应遵循在不影响可读性和可理解性的前提下展现档案原貌的原则，由于档案本身因陈旧、破损或不洁等造成页面上有污点的，如果在页面视图下无法看清，或该污点嵌在文本行中无法清除，可不予清除。

保证扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅或过深，不出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，档案原件存在斑迹变质、颜色过浅、过深或深浅不一致，保证档案原件能辨认的扫描图像也必须可以辨认。

纸张太薄或字体颜色过浓，扫描时倒映反面文字，文字上的污点无法去污时，保证正文文字可以看清楚。

1.5、图像质检：逐件、逐页检查扫描文件：（1）检查图像完整性、偏斜度、清晰度、失真度、图像畸变等；（2）检查档案漏扫、多扫等情况；（3）检查图像文件排列顺序与档案原件是否一致；（4）检查图像文件命名是否规范；（5）检查图像数据与实际目录信息是否相符；（6）根据质检情况填写质检记录单，跟踪并监督质检记录单的处理情况。

1.6、图像存储：图像文件命名格式：第一级目录为图像文件的保存路径，为根目录下的一级目录；第二级目录名为全宗号；第三级目录名为保管期限+档案标识+年度+卷号（3位）；文件名为件号+子件号（2 位）十页号（3位）十扩展名。

1.7、数据挂接：数字化加工过程中形成的图像数据，按要求挂接到九华山档案馆档案馆理系统内。通过影像质检确认“合格”后，以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。使用专门程序或软件，通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，以实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接。保证目录数据库与图像文件的一一对应关系，不得错挂、漏挂，确保挂接准确率达到100%。能够整卷查看、打印。

1.8、档案还原

装盒：扫描加工完成，对档案进行清点后装盒。

（1）认真核对档案页码总数是否正确，核对文件排列顺序是否正确，发现错误的地方及时纠正，不能处理的上报管理人员；

（2）经核对无误的档案，以文件左边沿和下边（底边）沿为准，依次整理整齐，夹上卷封装订成册；

（3）对原来已打孔装订的档案，在装订时尽可能利用原孔装订，不能按原孔而需重新打孔的档案，打孔时严格按照规定沿档案文件左边适当处打孔，确保三点一线，既不漏页也不损害文件字符；

（4）系线时要按照标准方法操作，线不可太长或太短，系线松紧适度；

（5）装订成册的档案必须保证每页都装订成功，不可有漏装掉页情况出现。

1.9、数据质检

加工单位必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检合格后递交九华山档案馆验收，自检不合格需重新自检，直至合格为止。九华山档案馆验收中发现不合格的，加工单位需整个年度全部重新自检。

为保证项目的总体实施质量，要求加工方对数字化各环节进行全面检查，具体质检目标如下：

档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率控制在万分之二以内。

扫描图像检查：漏扫率控制为零。

图像质量检查：检查所有图像的质量情况，优质率达到98%以上。

目录核对：以案卷（文件）为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入错误率≤1‰。

条目与图像挂接检查：挂接正确率达到100%。

档案原始材料：100%不缺失。

1.10、档案入库：质检完成后要及时归还档案。中标方要保持档案原件的排列顺序，不缺少、缺漏档案原件，保证档案原件完好完整，与招标方项目管理人员办理书面归还手续，档案清点合格率达100%。

1.11、数据备份：数据验收合格后，中标方须刻录DVD光盘一式三份提交给招标方，包括无压缩JPG格式和多页双层PDF格式，以光盘和移动硬盘双套存储格式向招标方移交。备份数据也应进行检验，备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等，数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

1.12.数字化加工验收

档案实体验收

逐卷（件）交接档案实体，核对档案数量。如发生档案损毁或丢失，招标方将根据合同和相关法规向中标方要求赔偿并追究法律责任。

检查档案还原质量是否合格，要求档案拆卷后需按原位置装订。保证卷内顺序按原页码排列，页面无损毁，涂改、破损、丢失。档案还原如有问题，中标方应及时返工进行补救。

样品数据验收

中标方应先期完成100卷且不少于2万页档案数字化加工样品，并将样品数据交由招标方预检，验收合格后，所有档案数字化加工成品均应符合样品标准。

数据抽检

以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于10%。  

中标方应拥有档案数字化加工质检管理软件，并提供用户质检报告。每月定期向招标方提供数字化情况进展报告和费用使用及结余情况。

验收指标

目录数据库与图像文件挂接错误，不完全对应，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，都视为不合格产品。

档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率小于等于万分之一。

扫描图像：漏扫率为零。

图像质量：图像质量情况优质率99%。

目录核对：以案卷（文件）为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入错误率≤1‰。

条目与图像挂接：挂接正确率100%。

档案原始材料：100%不缺失，不损坏。

验收审核

数据验收以抽检方式进行。提交验收数据不论涉及验收标准哪一条，不合格的，全部发回中标方重新加工；

在验收中检出的错误，中标方及时、无偿予以纠正并再次提交招标方验收；

全部档案验收合格后，须经分管领导审核、签字后方有效；

如全部档案完成后不能通过验收的，视为产品加工方违约；

数据验收合格后，加工方须刻录DVD光盘一式三份提交给招标方，包括无压缩JPG格式和多页PDF格式，以光盘和移动硬盘双套存储格式向招标方移交。数字化成果需办理成果移交清单；数字化成果元数据信息单独提取、保存移交。

1.13.其他要求

（1）对部分特殊装订的档案，中标方经招标方许可后可进行拆卷扫描；

（2）档案中如有内容被装订物遮挡，须进行拆卷扫描，拆卷后进行恢复性、规范性整理装订；

（3）档案重新装订前必须安排专人专机对扫描文档进行100%检查，并按规定做好检查记录。

（4）严格按照国家标准《纸质档案数字化技术规范》要求执行；

（5）采用彩色单页jpg的存储格式，扫描分辨率不得低于300dpi，图片文件成品数据为24bit真彩JPG压缩格式，并合成多页双层PDF文件；对于照片及特殊档案在提高分辨率的同时并采用彩色扫描。

（6）能提供大幅面扫描服务。

（7）电子图片的倾斜度不得超出1度，不允许有折叠或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。

（8）采用平板扫描方式，不得损坏纸质档案；确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤；保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

（9）对扫描的图片进行加工裁减、去边、去污等技术处理，不留文字版面外的暗影、无干扰信息，应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则；

（10）必须保证档案内容与档案载体的安全，档案不得丢失、泄密、损坏，提交相应电子数据的光盘备份。

（11）、加工单位提供机器设备（电脑、扫描仪、打印机等）及其耗材维修，九华山档案馆仅提供数字化加工过程档案材料拆、装必需的耗材。   

（12）、加工环节的相关要求如有变更，解释权归九华山档案馆。

（二）、验收要求

1、加工单位数据自检合格后，递交九华山档案馆验收。数据验收首批以5万页为单位，验收合格后以20万页为单位，分批由加工单位自检合格后提交。

2、九华山档案馆对加工单位目录与图像挂接完毕的数据进行验收。数据验收以抽检方式进行，抽检比例为10%，根据九华山档案馆提供的《纸质档案数字化加工验收标准》进行检查，要求档号、控制符、数据挂接准确率达到100%,其他项目合格率达到99%以上（含99%）予以验收通过，并填写《纸质档案数字化验收登记表》，做好验收记录。抽检合格率在99%以下，提交验收数据全部发回加工单位全面自检，直至达到验收要求。

3、档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，合格率达到99%以上（含99%）予以验收通过。

4、数据验收合格后，加工单位需目录和全文数据要向九华山档案馆数据库迁移。

（三）、安全要求

严格遵守《保密守则》及九华山档案馆的有关规定。档案扫描工作必须在九华山档案馆指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。施工单位应做到：

1、与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。

2、建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

3、不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。

4、扫描加工场地的安全及保密措施，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。在工作平台上建立监管系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。

5、分批验收进行数据移交时，工作站上的数据必须在九华山档案馆工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。

6、不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备。

7、加工过程安全要求：

（1）对服务器的操作有安全监管措施。

（2）USB端口封闭使用。

（3）各操作均有日志记录：用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；刻录光盘日志；文件上传日志；网络访问日志等。

（4）按照既定规则、路径，自动备份目录数据、图像文件，并可进行数据库恢复。包括数据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份。

（四）、其他要求

（1）数字化加工所需的加工软件、电脑、扫描仪设备等由中标人自行提供。

（2）指定专人做好档案的清点交接工作。

（3）中标单位合同签订后，在规定时间前（具体按照合同要求），将有关扫描设备、工作场地、人力配置等总体配备完毕。

（4）因档案数字化加工的专业性要求，为确保档案数字化服务的延续性，甲方可根据本次中标单位服务质量情况续签三年合同。

合同履行期限：服务期1年

本项目( 不接受  )联合体投标。

二、申请人的资格要求：

1.满足《中华人民共和国政府采购法》第二十二条规定；

2.落实政府采购政策需满足的资格要求：

无

3.本项目的特定资格要求：无

三、获取采购文件

时间：2021年06月24日  至 2021年06月29日，每天上午8:00至11:30，下午14:00至17:30。（北京时间，法定节假日除外）

地点：池州市南馨园社区用房三楼

方式：现场报名

售价：￥200.0 元（人民币）

四、响应文件提交

截止时间：2021年06月30日 15点00分（北京时间）

地点：九华山风景区档案馆会议室

五、开启

时间：2021年06月30日 15点00分（北京时间）

地点：九华山风景区档案馆会议室

六、公告期限

自本公告发布之日起3个工作日。

七、其他补充事宜

本项目只接受被邀请的企业参与投标，被邀请的企业如下：

芜湖市伟仁档案信息技术有限公司

芜湖市兆通数据信息技术有限公司

宣城东江档案服务有限公司

八、凡对本次采购提出询问，请按以下方式联系。

1.采购人信息

名 称：九华山风景区档案馆　　　　　

地址：九华乡柯村新区政务区　　　　　　　　

联系方式：姚主任 18905669216　　　　　　

2.采购代理机构信息

名 称：黄山双星工程咨询有限公司　　　　　　　　　　　　

地　址：池州市贵池区南馨园物业管理用房3楼　　　　　　　　　　　　

联系方式：程工 15665669882 　　　　　　　　　　　　

3.项目联系方式

项目联系人：程工

电　话：　　15665669882

　

十一、其他事项：

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