| 序号 | 名称 | 内容 | 备注 |
| 1 | 总体要求 | 专职著录人员应具有全日制本科以上学历，具有能够完成合同内容的学识能力。供应商应配置功能完备的历史档案著录软件，并且有能力在项目进行过程中根据工作需要做出相应的功能调整与升级。 | |
| 2 | 岗位设置及人员要求 | 供应商驻馆管理、技术、质检、著录人员不得低于20人，并均需开具无犯罪证明。（证明资料在履行合同时提供采购人检查） | |
| 3 | 项目基本要求 | 1.项目内容：历史档案文件级著录用该部分档案原文进行。一份文件著录一条目录，著录的同时完成对该份电子文件的分夹。著录前需对每卷档案编写件号和页号。 2.著录项目：档案馆代码、档案馆名称、全宗名称、档号(全宗号、目录号、案卷号、文件号)、起始页号、终止页号、题名、责任者、形成时间、页数、语种、政权标识、载体形态、控制使用标识、附注。 3工作目标：文件分件准确，目录指向明确。应著录项目完整准确，无缺失。题名正确反映文件内容。无文件漏著情况，成品目录无错别字及无法识别字符。 4.数量：历史文件及目录著录30万条 | |
| 4 | 历史档案文件级著录细则 | （一）基本工作原则。在尊重文件原有题名的基础上，对于原题名中缺失的元素加以补充。 （二）档案的分件。文件级著录，顾名思义即一份文件著录出一个条目。所谓一份文件，包括： 1.正文与底稿； 2.正文与附件； 3.正文和收办登记（摘由纸、收存稿、办文稿等）； 4.清代公文中的呈与副呈类（当两者相邻，副呈类公文上无上级机关批复意见时）； 5.文件及其不同语种文本； 6.同一事件的往来文件（批复与请示、指令/批与呈……）为一件。当请示类公文在前时，视为两件； 7.独立成册的书刊、资料、表册、报告、清单等以一册为一件； 8.以表册形式出现的人事管理文件可以按主题或机构（地区）进行分类，依类别组成一件。（如某机构的人事任免、奖惩、晋级、抚恤等相关材料）； 9.一个人的任免、惩处等相关材料； 10.一项工程的相关材料； 11.各种周报、月报、季报、年报及类似的总结、统计报表，可以按机构、时间、地区进行组合； 12.特殊文件可以按发出者或收到者的角度进行组合。（如某机构购买…的票据）； 13.档案中所保存的机构内部行政事务性、庶务性文件，如考勤表、值班表、书据存根联、与主件分离同时无实际内容的便签、小条等，依照机构或时间等类别加以适当组合； 14.无法单独著录的残页、碎片、小条，合为一件，在该卷末著； 15.对于抄件，视为独立的文件进行著录，在题名尾部以“(抄件)”形式注明。 （三）各著录项目的标注 1.档案馆代码，填写辽阳市档案馆之代码：421106 2.档案馆名称，辽阳市档案馆 3.全宗名称，填写内容依所著录各全宗名称填写。 4.档号，依全宗实际情况分别单独填注。由“全宗号-目录号-案卷号-文件号”共同组成。 5.责任者项，责任者是形成文件内容并对其负有责任的机构或个人。 （1）责任者以文件的落款和印章为主，有时也可以参考文件的名头。 （2）没有明确成文机关的需要加以考证。经考证的责任者，加［］标识；考证无果的，用“□□□”表示。 （3）责任者为多个时，最多录3个责任者，其间以“；”隔开。省略的责任者以“等”表示。 （4）机关、企业、团体等责任者应使用正式的名称，过于繁琐的可以用通用简称。 （5）内设机构或基层机构责任者应标明完整全称。 （6）公文通常的责任者落实到机构。以承德县为例，因时期不同，可能录为 “承德县公署”或“承德县政府”，清末以官代衙亦可录为“承德县知事卢宗吕”。 （7）以长官名义发出的公文以及私人信件的责任者应落实到人。格式为：职务+姓名。 通常情况下，责任者项应与题名中的责任者前后一致。作为责任者的机构或个人，其名称或职务在不同历史时期会有所变动，应注意以文件发生时间做出准确界定。 6.时间项，时间项著录文件形成的日期，精确到日。 （1）民国时间转换为公历。如“民国二十年九月十日”，著为“19310910”。 （2）清代时间用汉字书写，应包含年号、年、月、日。具体操作为“宣统元年正月十三日”，若遇闰月则为“光绪三十二年闰四月初一”。 （3） 时间项以文件签发/判行时间为首选，如无签发时间，则采用收文时间。 （4）经考证的时间，加［］。 （5）时间项可以明确到年的，月份和日期以“0000”补足，如“19150000”。明确到月的,月份以下的日期也可以这种形式粗略补位； 时间项进一步精细补位用“X”(英文半角大写),如 “193X0000” 、“193X0801” 分别表示文件生成背景为上世纪三十年代、上世纪三十年代中某一年的8月1日。 7.题名项 （1）题名项应包括：责任者+事由+收文者+文种。即，某机构或个人为……事给某机构或个人的某种公文。 著录格式： ①标准格式：发文者为……事给收文者的某种公文 ②有附件公文格式：发文者为……事给收文者的某种公文（附附件描述） ③批复稿直接写在来文上的公文，著录格式：发文者为……事的某种公文（呈、禀、详、签等）及收文者的某种公文（批、指令） （2）题名项应充份利用原摘由，同时对语焉不详部分予以补充。只要易于理解不至于产生歧意，无需刻意更改。 （3）对于“秘不摘由”等各类无摘由的文件，应通读全文，拟写题名。 （4）题名拟定应本着客观的原则，使用中性文字，不带入任何立场与观点。 （5）报纸、公报等出版物及会议记录的格式。 此类档案共同处理如下： ①先拟一个案卷级目录，页号项标注文件起止页码。 ②依所记载内容分别著录，页号项标注内容所在页码。 （6）除特殊情况，如题名中的年份，“光绪二十年”、“民国二十年”；专门名称，如“九一八”、“第一大队”等情况，其余涉及数字时应使用阿拉伯数字。 （7）题名中可以使用标点为“《》”及“()”， 题名如果需要交待多个事件以“并”、“及”类词语连接。 （8）文件中涉及名人及重要领导手迹时，应在题名后加()予以注明。 （9）涉及任免及惩戒事项，应在题名中尽量详细提及相关人物姓名。如“某等9人”应将相关人员姓名一一补全。 （10）计划、报告、预决算、公债等类公文，题名项内要明确写明时间。 （11） 文件附件的标注 ①文件附件直接于该件题名后，以“(附……)”形式标注。 ②附件为公文的，应交待清楚关键元素，并与当前著录题名互为参照，以决定叙述之繁简。 ③附件为统计表册的，直接填写所附表册名称。 ④特殊说明：多层附件，即附件之下还存在的附件，将其单独著录，在所拟题名尾部加“(抄件)”予以说明。 8.起始页号、终止页号，此两处应填写该件文件在整卷档案中，起始与和终止页号。 9. 语种项 （1）本项如果不填写，则默认为汉文。 （2）当同时标注多个语种，其间以“；”隔开。 （3）本项对应的是主文。如果附件为汉文以外语种，在附件中直接说明。 10. 载体形态项 此处填写该份文件载体物质形态的种类。 非纸质档案须加以填注。例：印章、胶片、布质等。 非档案原件应填注具体仿制方式，如“仿真复制”或“静电复印”。 如果不填写，默认为纸质。 11.政权标识 特殊政权机构(以文件的制发机构为准)用汉字著录政权全称。例：伪满政权。 12文件附注项 填写当前著录文件有必要特殊说明的事项。 13.控制使用标识 根据档案开放鉴定标准，对应控制类档案，于此项填写“控制”。非控制类档案，此项空白，不予填写。 （四）著录项内标点及符号的使用 1.()用于解释与补充说明。 2.[]用于表示考证出的内容。 3.；用于间隔两个及两个以上之责任者、语种及附注项内内容。 4.《》用于题名项内提及的书籍的名称。 5.□用来代替一个残缺的文字，三个□表示多个残缺的文字。 6.X用来代替时间项内缺失的一位数字(英文半角大写)。 各字段中涉及的数字及符号，要求为半角状态。 | |
| 5 | 质量验收标准 | (一)相关项目质量标准 1.档案馆名称、档案馆代码、全宗名称、档号、全宗号、目录号、案卷号、文件号、起始页号、终止页号、控制使用标识，以上各项目著录正确率要达到100%。 2.文件分件、题名，差错率不高于1%。 3.责任者、形成时间、语种、政权标识、载体形态、附注，各项目差错率不高于1%。 注：供应商移交目录数据一经发现甩件、漏著现象，同批次移交数据全部退回。 由招标方专门人员以周为单位对供应商完成的目录进行验收，错误率超过质量标准则成批退回返工。 总体验收合格率达到98％以上。 (二)质量控制措施 质量控制应以著录方自检为主的方式进行。 1.著录方的自检应达到100％。 2.著录差错率不得超过合同规定标准，批次检查未达到质量标准的档案，成批退回重新著录，并视情况按合同规定给予相应处惩。 第一次返工著录档案，重新提交送审验收。第二次返工，处罚金人民币10000元(人民币壹万元)，再次退回修改、提交送审。第三次返工，处罚金人民币30000元(人民币叁万元)，仍退回修改、再提交送审。第四次送审仍不合格，扣罚全部履约保证金，解除合同。承接著录方应按合同条款赔偿因此给馆方造成的各项损失。 | |
| 6 | 其它要求 | 一、项目保密要求 1、供应商必须与辽阳市档案局（馆）签订保密协议，不得下载、留存、持有和使用辽阳市档案局（馆）任何信息，一旦发生泄密事件，经安全、保密部门查证，泄密源为供应商的，供应商应承担一切法律责任； 2、供应商应对其聘用的参与服务的管理和工作人员进行身份审查和登记备案， 必要时要求工作人员提供政审材料； 3、供应商聘用的参与服务的管理和服务人员必须签订保密协议，明确保密职责与违法后果； 4、供应商应建立保密工作制度，加强保密和安全工作的监督、管理，确保档案与档案信息的绝对安全； 5、项目施行期间，著录及存储档案资料必须使用装有保密软件的专用电脑或U盘、移动硬盘等介质，严禁连接互联网，项目结束后，存储介质需统一交付辽阳市档案局（馆）。 二、延续性要求 供应商要确保承担著录工作的人员的稳定性，以利于修改、校对。 如在日后档案的利用过程中发现问题，供应商必须无偿解决。 | |
